La fattura elettronica è una fattura emessa in formato digitale (XML) e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che fa da «postino» ufficiale tra chi emette e chi riceve. Per le operazioni soggette all'obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI, il semplice PDF inviato via email è solo una copia di cortesia e non sostituisce il documento fiscale XML trasmesso tramite Sistema di Interscambio.
Chi è obbligato
Oggi l'obbligo riguarda la generalità delle partite IVA, inclusi i contribuenti in regime forfettario. Restano specifiche esclusioni, divieti o discipline particolari previste dalla normativa per determinate operazioni e categorie: prima di applicare la regola generale va quindi verificato se l'operazione rientra in un caso speciale. Se apri una partita IVA, metti comunque in conto la fatturazione elettronica fin dalla prima fattura.
Come funziona, passo per passo
- Compili la fattura in un software gestionale o tramite il portale gratuito dell'Agenzia.
- La fattura viene generata in XML e inviata al SdI.
- Il SdI verifica i dati e la consegna al cliente tramite codice destinatario o PEC.
- La fattura viene conservata a norma per dieci anni.
Errori da evitare
- Inviare un PDF pensando di aver assolto l'obbligo: serve il flusso via SdI.
- Sbagliare il codice destinatario, che rallenta la consegna.
- Trascurare la conservazione a norma, obbligatoria e distinta dal semplice salvataggio del file.
Domande frequenti
I forfettari devono fare la fattura elettronica?
Sì. L'obbligo riguarda la generalità delle partite IVA, inclusi i forfettari, ma restano specifiche esclusioni, divieti o discipline particolari previste dalla normativa per determinate operazioni e categorie: prima di applicare la regola generale va verificato se l'operazione rientra in un caso speciale.
Basta inviare un PDF via email?
No, quando l'operazione rientra nell'obbligo di fatturazione elettronica via SdI. In quel caso il documento fiscalmente rilevante è il file XML trasmesso tramite SdI; il PDF può essere inviato come copia di cortesia. Restano da considerare le specifiche esclusioni o regole speciali previste dalla legge.
Serve un software a pagamento?
Non necessariamente: esistono strumenti gratuiti, incluso il portale dell'Agenzia delle Entrate. I gestionali a pagamento aggiungono automazioni e conservazione a norma.
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