Fattura elettronica: come funziona, termini e casi particolari

La fattura elettronica è una fattura in formato XML, compilata secondo le specifiche dell'Agenzia delle Entrate e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che la controlla e la consegna al cliente. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è l'unica fattura valida: un PDF inviato per email è solo una copia di cortesia. Questa guida spiega chi è obbligato, come si compila e si trasmette, entro quando si emette e cosa fare in caso di scarto, con i casi particolari di forfettari, clienti esteri e operatori sanitari.

Chi è obbligato

Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, e per le relative variazioni, si emettono esclusivamente fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (art. 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015). L'obbligo riguarda imprese, professionisti e società, anche quando il cliente è un privato consumatore.

Per i forfettari l'obbligo è arrivato in due tappe: dal 1° luglio 2022 per chi nell'anno precedente aveva ricavi o compensi superiori a 25.000 euro, dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri (art. 18 D.L. 36/2022). Oggi quindi anche il forfettario con incassi minimi emette solo fatture elettroniche. Le regole del regime sono nella guida al regime forfettario.

Restano alcune eccezioni. La più rilevante riguarda chi invia i dati al Sistema tessera sanitaria (medici, odontoiatri, farmacie, fisioterapisti e altri operatori sanitari): per le fatture i cui dati vanno trasmessi al Sistema tessera sanitaria non si può emettere fattura elettronica tramite SdI (art. 10-bis D.L. 119/2018).

Come si emette, passo per passo

1. Compila la fattura con un software di fatturazione o con i servizi gratuiti del portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.
2. Genera il file XML: il software lo produce nel formato richiesto e, se usi un intermediario, lo firma o lo trasmette per tuo conto.
3. Trasmetti al Sistema di Interscambio, che controlla il file: formato, partita IVA o codice fiscale del cliente, coerenza dei dati.
4. Il SdI consegna la fattura al cliente tramite il codice destinatario o l'indirizzo PEC indicato. Se il cliente è un privato o la consegna non riesce, la fattura resta disponibile nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
5. Ricevi la notifica di consegna, di mancata consegna o di scarto.
6. Conserva la fattura in modalità elettronica.

Cosa deve contenere

Oltre ai dati di emittente e cliente (denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale), servono data e numero progressivo, descrizione di beni o servizi, imponibile, aliquota e imposta, oppure la natura dell'operazione e la norma di riferimento se l'IVA non si applica, come nel regime forfettario. Il codice destinatario di 7 caratteri o la PEC del cliente servono per la consegna: per un privato o se il cliente non li comunica si indica il codice "0000000".

Per gli importi fino a 400 euro si può emettere una fattura semplificata, con un contenuto ridotto (art. 21-bis DPR 633/1972, limite elevato dal DM 10 maggio 2019).

Entro quando si emette

Tipo di fattura	Termine
Fattura immediata	Entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (art. 21, comma 4, DPR 633/1972)
Fattura differita	Entro il giorno 15 del mese successivo, per più operazioni nello stesso mese verso lo stesso cliente documentate da documento di trasporto o altra documentazione idonea
Nota di credito o di debito	Quando si verifica la variazione (art. 26 DPR 633/1972)

Per le prestazioni di servizi l'operazione si considera effettuata, di regola, al pagamento del corrispettivo (art. 6 DPR 633/1972): un professionista emette quindi la fattura quando incassa, entro i 12 giorni successivi.

Scarto, consegna e mancata consegna

• Ricevuta di consegna: la fattura è arrivata al cliente. Per l'emittente la fattura è emessa alla data indicata nel documento.
• Mancata consegna: il SdI non è riuscito a recapitarla, ad esempio per una PEC piena. La fattura è comunque emessa ed è disponibile nell'area riservata del cliente; conviene avvisarlo e inviargli una copia.
• Scarto: il file non ha superato i controlli. La fattura si considera non emessa. Va corretta e trasmessa di nuovo, secondo le indicazioni dell'Agenzia delle Entrate entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con lo stesso numero e la stessa data (circolare n. 13/E del 2 luglio 2018).

Imposta di bollo sulle fatture senza IVA

Le fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro, come quelle dei forfettari o per operazioni esenti, scontano l'imposta di bollo di 2 euro. Sulle fatture elettroniche il bollo si assolve in modo virtuale: in fattura si indica l'assolvimento e il versamento si fa con cadenza trimestrale (art. 6 DM 17 giugno 2014). L'Agenzia delle Entrate calcola l'imposta sulla base delle fatture trasmesse e integra quelle che non riportano il bollo pur essendo dovuto (art. 12-novies D.L. 34/2019); l'importo da versare è disponibile nel portale "Fatture e Corrispettivi".

Clienti e fornitori esteri

Le fatture verso clienti non stabiliti in Italia possono essere emesse in formato elettronico tramite SdI, indicando il codice destinatario "XXXXXXX". In ogni caso i dati delle operazioni con l'estero, emesse e ricevute, vanno trasmessi tramite il Sistema di Interscambio (art. 1, comma 3-bis, D.Lgs. 127/2015): per le fatture ricevute da fornitori esteri si trasmette l'integrazione o l'autofattura, con i tipi documento TD17, TD18 e TD19. Diciture, termini e adempimenti per ciascun caso sono nella guida su come fatturare a clienti esteri. Esempi concreti per le piattaforme online sono nelle guide su Shopify e sulle collaborazioni con brand esteri.

Conservazione

Le fatture elettroniche si conservano in modalità elettronica (art. 39 DPR 633/1972 e DM 17 giugno 2014): salvare il file sul computer non basta. Il portale "Fatture e Corrispettivi" offre un servizio gratuito di conservazione, che va attivato aderendo all'apposito accordo; in alternativa si usa il servizio del proprio software o del commercialista. I documenti vanno conservati almeno fino a quando sono possibili i controlli fiscali.

Sanzioni

Chi non emette la fattura, o la emette in modo irregolare, per operazioni imponibili rischia una sanzione del 70% dell'IVA relativa; se la violazione non ha inciso sulla liquidazione dell'imposta, la sanzione va da 250 a 2.000 euro. Per le operazioni non imponibili, esenti, non soggette o in reverse charge la sanzione è del 5% dei corrispettivi non documentati (art. 6, commi 1 e 2, D.Lgs. 471/1997). Una fattura emessa tra soggetti residenti in formato diverso da quello elettronico si considera non emessa (art. 1, comma 6, D.Lgs. 127/2015).

Errori frequenti

• Inviare un PDF pensando di aver fatturato.
• Lasciare scadere i 12 giorni, soprattutto per le prestazioni pagate a fine mese.
• Non accorgersi di uno scarto e considerare emessa una fattura che non lo è.
• Dimenticare il bollo sulle fatture del forfettario sopra 77,47 euro.
• Non trasmettere le integrazioni delle fatture dei fornitori esteri.
• Non attivare la conservazione elettronica.

Domande frequenti

Fonti ufficiali

• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1, commi 3, 3-bis e 6, su Normattiva; D.L. 30 aprile 2022, n. 36, art. 18 (estensione ai forfettari).
• DPR 26 ottobre 1972, n. 633, artt. 6, 21, 21-bis, 26 e 39; DM 10 maggio 2019 (fattura semplificata fino a 400 euro).
• D.L. 23 ottobre 2018, n. 119, art. 10-bis (operatori sanitari e Sistema tessera sanitaria).
• DM 17 giugno 2014, art. 6; D.L. 30 aprile 2019, n. 34, art. 12-novies (imposta di bollo virtuale).
• D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, art. 6 (sanzioni).
• Agenzia delle Entrate, circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 (scarto e ritrasmissione delle fatture).

Ultima verifica normativa: 20 ottobre 2026. Le informazioni contenute in questa guida hanno finalità divulgativa e non sostituiscono una valutazione professionale sul caso concreto.

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